Karta paliwowa to produkt dla klientów biznesowych. Z założenia karty paliwowe, określane też mianem kart flotowych, miały służyć wyłącznie tankowaniu paliwa przez przedsiębiorców, kadry kierownicze firm czy zatrudnionych w nich kierowców. Obecnie to produkty znacznie bardziej funkcjonalne, które pozwalają opłacać wiele innych produktów i usług. W tym wpisie dokładnie wyjaśniamy, czym są i jak działają karty paliwowe. Skupimy się też na korzyściach, jakie dają one przedsiębiorstwom.
Karta paliwowa – co to takiego?
Żeby omówić działanie i korzyści płynące z kart flotowych, w pierwszej kolejności należy wyjaśnić, czym w ogóle są takie produkty. Otóż w najprostszym tłumaczeniu jest to narzędzie do bezgotówkowych rozliczeń głównie za zakup paliwa, ale też innych produktów dostępnych na stacjach benzynowych i nie tylko (np. zakup płynów eksploatacyjnych, myjnia samochodowa, odkurzacz, opłaty za drogi, płatne parkingi, serwisowanie i naprawy).
To karty, które pozwalają realizować płatności w sposób bardzo zbliżony do tego, jaki obowiązuje przy płatnościach bezgotówkowych klasycznymi kartami płatniczymi przypisanymi do rachunku bankowego. Opłaty za tankowanie oraz inne koszty i usługi są sumowane na jednej fakturze zbiorczej wystawianej np. na koniec miesiąca.
Rodzaje kart paliwowych
W zależności od wystawcy i operatora kart flotowych możemy rozróżnić kilka rodzajów tych produktów, takich jak:
- Imienna karta paliwowa – przypisana do użytkownika na podstawie danych osobowych (imię i nazwisko). Żeby skorzystać z takiej karty, na stacji paliw lub w innym punkcie należy okazać dokument tożsamości.
- Karta paliwowa z numerem rejestracyjnym – przypisana do numeru rejestracyjnego pojazdu. Karty można użyć pod warunkiem, że numer rejestracyjny i numer na karcie są ze sobą zgodne.
- Karta paliwowa na okaziciela – bez przypisania do konkretnego pojazdu czy użytkownika. Z takiej karty może skorzystać każdy użytkownik, który zna jej kod PIN.
Kto może skorzystać z kart flotowych?
Jak zauważyliśmy wyżej, karty paliwowe są produktami przeznaczonymi dla przedsiębiorców, którzy mają mniejszą lub większą flotę, a paliwo stanowi wysoki procent firmowych kosztów. Z kart flotowych skorzystać mogą duże, międzynarodowe korporacje, mniejsze i większe firmy, a nawet jednoosobowe działalności gospodarcze, o ile wydają sporo na benzynę czy olej napędowy.
Żeby je pozyskać, trzeba spełnić kilka formalności. Obowiązkowy jest numer REGON oraz numer NIP. Zwykle w formie skanów dostawcy dostarczyć trzeba również aktualny odpis z KRS (lub CEIDG dla JDG), a niekiedy też zaświadczenia z USD i US. Rzadziej potrzebna jest opinia banku prowadzącego firmowy rachunek. Wypełnić trzeba też specjalny formularz.
To podstawowe narzędzie ułatwiające zarządzanie flotą m.in. w firmach transportowych, które mogą pochwalić się parkiem przynajmniej kilku samochodów w firmie. Nie ma natomiast znaczenia, jakie są to pojazdy. Na karty flotowe mogą sobie pozwolić przedsiębiorcy, którzy posiadają auta własnościowe, ale też decydują się na leasing samochodów dostawczych czy osobowych.
Z karty flotowej mogą więc korzystać sami przedsiębiorcy, kadra kierownicza oraz oczywiście zatrudnieni w firmie kierowcy. Uprawnia ich ona do bezgotówkowego odbioru towarów i usług.
Co jest istotne, usługi te można modyfikować, dodając lub usuwając je dla danej karty. Na przykład zatrudnieni kierowcy mogą mieć wyłączność tylko na tankowanie, ewentualnie inne produkty związane z eksploatacją (np. olej silnikowy, płyn do spryskiwaczy). Z kolei dla właściciela, kadry kierowniczej i innych wyższych stanowisk może zostać odblokowana np. kategoria gastronomii (hot-dogi, inne przekąski, zakupy w sklepach przy stacjach paliw itp.).
Jak działa karta paliwowa?
Karta flotowa to produkt, który nie jest skomplikowany w użyciu. Wręcz przeciwnie – posługiwanie się kartą paliwową jest dziecinnie proste. W pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien dokonać wyboru właściwego operatora, biorąc pod uwagę charakterystykę prowadzonej działalności. Podstawą jest optymalny dobór względem lokalizacji stacji. Pod uwagę trzeba wziąć liczbę stacji w obszarze siedziby firmy, jak i na trasach najczęściej pokonywanych przez samochody firmowej floty. Po podpisaniu umowy właściciel firmy otrzymuje karty, o które wnioskował i może rozdać je pracownikom.
Jeżeli jest to karta prepaid (przedpłacona), należy doładować konto karty, z którego będą pobierane środki przy kolejnych transakcjach. Każda transakcja jest zakończona specjalnym potwierdzeniem. Kierowca nie otrzymuje natomiast faktury za usługę. Dokument ten jest wystawiany przez dostawcę karty w formie zbiorczej. Zwykle jest ona wystawiana raz w miesiącu (np. w ostatni lub pierwszy dzień miesiąca). Alternatywą są karty z odroczonym terminem płatności.
Same zasady wydawania kart paliwowych są różne w zależności od operatorów. To samo dotyczy okresów rozliczeniowych (np. kilka razy w miesiącu, raz w miesiącu) i sposobu rozliczania (faktura za każdą kartę, zbiorowa faktura za wszystkie karty).
Jakie korzyści przynoszą firmie karty paliwowe?
Oczywiście korzystanie z kart flotowych w przedsiębiorstwie przynosi mu ogromne korzyści. Przede wszystkim to duża oszczędność w obszarze cen paliwa. Zniżki maksymalnie wynoszą nawet kilkanaście procent. Oznacza to, że na każdym litrze paliwa można zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt groszy. W skali miesiąca, jeżeli flota jest naprawdę bogata, daje to nawet kilkanaście tysięcy złotych oszczędności. Na dodatkowe promocje można liczyć poprzez zbieranie punktów w programie lojalnościowym.
Ponieważ karty są dziś coraz bardziej uniwersalnymi produktami, wykorzystując je, kierowcy mogą opłacać płatne odcinki dróg i korzystać z innych usług – oczywiście płacą mniej niż w standardzie. Zwłaszcza że podmioty zarządzające usługami kart oferują różne dodatkowe programy, które potęgują oszczędności. Dzięki temu można liczyć na zniżki na myjniach, parkingach, w sklepach motoryzacyjnych czy warsztatach samochodowych.
Z pewnością spadną też koszty księgowości. Wydatki na paliwo są bowiem dobrze uporządkowane poprzez system faktoringu. W końcu opcją dodatkową u wybranych operatorów jest obowiązek podawania aktualnego przebiegu przy każdym tankowaniu. Łatwo w ten sposób wyeliminować nieuczciwych pracowników. Znajomość wydatków na benzynę lub ropę pozwala też na wprowadzenie korekt tras, co również może przynieść oszczędności.
Według analityków bieżący wgląd w koszty pozwala zaoszczędzić na wydatkach na paliwo nawet do kilkunastu procent rocznie. Z punktu widzenia przedsiębiorcy na pewno nie bez znaczenia jest czas, jaki oszczędza on dzięki kartom paliwowym.
Nie ulega więc wątpliwości, że karty paliwowe mocno upraszczają zarządzanie flotą i generują spore oszczędności. Jeżeli jest więc taka możliwość, z kart flotowych warto korzystać często i wszechstronnie, nie tylko w przypadku zakupu paliwa. Jest to wygodne, pozwala oszczędzić czas, a co najważniejsze – gwarantuje korzyści finansowe.
Niniejsza informacja nie stanowi oferty w rozumieniu kodeksu cywilnego.
