Zarządzanie firmową flotą nie jest łatwe, aczkolwiek warto pochylić się niżej nad tym problemem. Właściwa opieka nad taborem przynosi bowiem przedsiębiorstwu wymierne korzyści. Z jednej strony efektywne zarządzanie flotą samochodową usprawni pracę firmy, z drugiej – zredukuje koszty. Sprawdzamy, jak wyglądać powinno zarządzanie taborem w firmie.
Rodzaje samochodów w firmie
Zanim podpowiemy, jak we właściwy sposób zarządzać firmową flotą, odnieśmy się krótko do pojazdów, jakie znajdziemy w przedsiębiorstwach. Zwłaszcza w firmach transportowych podstawą są oczywiście auta dostawcze, które dostarczają towar do klientów. Wówczas przy wyborze takich pojazdów bierze się pod uwagę m.in. ich przestrzeń ładunkową, spalanie czy awaryjność. Na pewno ważna jest też cena, aczkolwiek pamiętajmy, że współcześnie przedsiębiorcy bardzo rzadko nabywają auta za gotówkę. O wiele popularniejsze są alternatywne metody finansowania, w tym leasing samochodów dostawczych. Samochód można też wynająć w dłuższym terminie (wynajem długoterminowy) lub kupić na raty (kredyt samochodowy).
Bardziej urozmaicone kryteria występują w przypadku samochodów dla pracowników świadczących swoje usługi poza siedzibą firmy (m.in. przedstawiciele handlowi). Takie auta często są ekonomiczne, nieźle wyposażone i mają pojemny bagażnik. Dlatego wielokrotnie są to samochody z nadwoziem kombi, ale nie jest to żelazną regułą. Jako że zwykle takie pojazdy pokonują długie trasy, ich silnikiem jest wysokoprężna jednostka napędowa (diesel). Dobrym wyborem będą samochody segmentu C, czyli tak zwane auta kompaktowe (np. Škoda Octavia).
Oprócz tego w firmowej flocie znaleźć można samochody przeznaczone dla kadry menadżerskiej i kierowniczej. W tym przypadku mamy do czynienia z autami bardzo komfortowymi. Jako że w pewnym sensie wpływają one na wizerunek firmy, są to samochody przynajmniej segmentu D, często bardzo renomowanych i cenionych marek.
Zarządzanie flotą samochodową – z menedżerem czy bez?
Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że zarządzanie flotą jest zadaniem trudnym i odpowiedzialnym, zwłaszcza jeżeli firmowy tabor składa się z kilkunastu pojazdów lub więcej. Oprócz pozyskania właściwych samochodów pracownik odpowiedzialny za flotę kontroluje przebiegi pojazdów, monitoruje ich stan techniczny, nadzoruje obsługę serwisową, czy rozlicza koszty i szkody komunikacyjne.
Każdy błąd w tym obszarze kosztuje firmę utratę dużych pieniędzy. Dlatego szczególnie w firmach z większą flotą przyda się kompetentny i doświadczony menedżer. Będzie on kształtować politykę floty samochodowej w taki sposób, że zacznie ona przynosić firmie duże oszczędności i poprawi jej wizerunek na zewnątrz.
Menedżer floty przyda się w mniejszych i większych firmach, gdzie w zasadzie jest niezbędny. Jeżeli to mniejsze przedsiębiorstwo, którego flota składa się z kilku pojazdów, jej obsługę można powierzyć pracownikowi biura (np. administracji lub sekretariatu). Pozwoli to zaoszczędzić na kosztach stworzenia dodatkowego etatu dla menedżera floty. Oczywiście wcześniej taki pracownik musi przejść odpowiednie szkolenie. Obowiązkowy jest też specjalistyczny program. To wszystko znacząco ułatwia zarządzanie flotą i sprawia, że podejmowane działania zyskują na efektywności.
Właściwy program analizuje koszty związane z zarządzaniem flotą pojazdów, wykonując przy tym niezbędne obliczenia. Oczywiste jest, że duża część kosztów to wydatki na paliwo. Nie można jednak zapominać o wymianie części eksploatacyjnych i wizytach w autoryzowanych serwisach (m.in. regularna wymiana płynów eksploatacyjnych, klocków hamulcowych, opon itp.). Dzięki temu firmowy pojazd będzie w dobrym stanie technicznym, co minimalizuje ryzyko niespodziewanej awarii, która przyniesie firmie znacznie większą stratę finansową. Unikanie serwisowania jest więc tylko pozorną oszczędnością.
Jakie funkcje powinien mieć program do zarządzania flotą samochodów?
O ile dawniej przez efektywne zarządzanie flotą samochodów rozumieliśmy liczne dane w arkuszu kalkulacyjnym (m.in. Microsoft Excel), o tyle obecnie o wiele lepszym rozwiązaniem pozwalającym zaoszczędzić mnóstwo czasu są specjalne programy do obsługi aut. Co ważne, nie zawsze konieczna jest pełna płatna wersja takiego oprogramowania. Może się okazać, że potrzeby firmy w tym obszarze spełnią ich darmowe wersje, zwłaszcza jeżeli to mniejsze przedsiębiorstwa z kilkoma samochodami. Jeżeli okaże się, że z uwagi na ograniczone funkcje bezpłatne wersje są niewystarczające, można rozszerzyć je o kolejne funkcje.
Dzięki programom nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych do arkuszy kalkulacyjnych. Wszystko odbywa się w sposób automatyczny i w czasie rzeczywistym. To absolutna podstawa programu do zarządzania flotą. Pośród innych ważnych rozwiązań takich programów wymienić należy kilka elementów i funkcji, tj.:
- System kart paliwowych – karty paliwowe (flotowe) pozwalają znacząco obniżyć wydatki na paliwo. Ponieważ stanowią one istotny procent w kosztach firmy, poświęcimy im osobny akapit.
- Książka serwisowa – oprócz danych technicznych firmowych pojazdów w książce serwisowej można zapisywać wszystkie terminy obowiązkowych serwisów, przeglądów itp.
- Terminarz ubezpieczeń – przypomina o zbliżającym się terminie ważności ubezpieczenia komunikacyjnego pojazdu wchodzącego w skład firmowej floty.
- Moduł kosztów – daje możliwość zapisywania oraz analizy wydatków związanych z obsługą floty. Analizować można koszty całego taboru łącznie lub każdego pojazdu osobno.
- Moduł alarmów – informuje o różnych zdarzeniach w trasie czy na parkingach (np. brawurowa jazda kierowcy, próba kradzieży pojazdu itp.).
Czym jest i jak działa karta paliwowa?
Jak zauważyliśmy wyżej i co nie jest żadną tajemnicą, w firmach korzystających z licznych pojazdów duży udział w kosztach mają wydatki na paliwo. W obniżeniu kosztów w tym obszarze pomagają m.in. karty paliwowe. Tankowanie paliwa z kartą potrafi obniżyć jego cenę nawet o kilkanaście procent. W ujęciu kosztowym jest to zysk rzędu do kilkudziesięciu groszy na każdym litrze oleju napędowego czy benzyny, co zwłaszcza w dłuższej perspektywie czasu daje firmie ogromne korzyści finansowe.
Realizacja płatności za pomocą kart paliwowych odbywa się w sposób podobny do transakcji realizowanych z wykorzystaniem kart płatniczych przypisanych do rachunków bankowych. W zależności od rodzaju karty mają one odpowiednie zabezpieczenia, tj.:
- Karta paliwowa imienna – z danymi osobowymi użytkownika. Możliwość użycia karty tylko po okazaniu dokumentu tożsamości i zgodności danych na obu dokumentach – karcie i dowodzie.
- Karta paliwowa z numerem rejestracyjnym – z numerem rejestracyjnym pojazdu przypisanym do karty. Możliwość użycia tylko przy zgodności numerów na karcie i tablicy rejestracyjnej.
- Karta paliwowa na okaziciela – bez powyższych zabezpieczeń. Realizacja transakcji odbywa się poprzez podanie kodu PIN.
Bezsprzecznie karty paliwowe narzędziem pozwalającym generować naprawdę duże oszczędności. Szczególnie że oprócz zniżek firma gromadzi punkty w programie lojalnościowym. Sam produkt jest też nadzwyczaj funkcjonalny. O ile początkowo karta flotowa miała służyć wyłącznie opłatom za paliwo, dziś można nimi opłacać inne produkty i usługi (np. opłaty drogowe, płyny eksploatacyjne, zakupu w sklepie na stacji, myjnia samochodowa itp.).
W zależności od wydawcy karta paliwowa może mieć odroczony termin płatności lub być kartą prepaid. Wówczas wcześniej należy uzupełnić konto, z którego będą realizowane opłaty za tankowanie oraz inne produkty i usługi. Co jest istotne, ponoszone wydatki są sumowane na jednej fakturze zbiorczej, na przykład wystawianej na koniec miesiąca. Operator wystawia osobną fakturę dla każdej karty lub zbiorową dla wszystkich tego typu produktów.
Nie ulega wątpliwości, że karty paliwowe usprawniają zarządzanie flotą. To jedno z narzędzi, z którego firma musi skorzystać, jeżeli chce obniżyć koszty w obszarze obsługi samochodów w firmie.
Zarządzanie flotą samochodową jest trudne, przynajmniej z punktu widzenia pracownika bez doświadczenia w tym obszarze. Dlatego zwłaszcza w firmach o dużej liczbie pojazdów warto zatrudnić specjalistę, jakim jest menadżer floty. W mniejszych przedsiębiorstwach często wystarczy przeszkolić i oddelegować do tego jednego z pracowników. Niezależnie od tego, w ramach czyich kompetencji będzie się odbywało zarządzanie flotą, pracownik na tym stanowisku musi mieć do dyspozycji optymalny do potrzeb firmy program do obsługi aut.
Niniejsza informacja nie stanowi oferty w rozumieniu kodeksu cywilnego.
